Sut i gwyno

Cynnwys:

• Cyflwyniad
• Beth fedrwch gwyno yn ei gylch?
• Pwy fydd yn ymdrin �'ch cwyn?
• Sut i wneud cwyn
• Pryd fyddwch chi'n clywed gennym?
• Pwy all helpu os nad ydych yn fodlon ar yr ateb?
• Siarter ymgeiswyr
• Sut i gysylltu �'r Arolygwr Cwynion Annibynnol
• Sut caiff cwynion eu monitro?
• Llawn edmygedd?

Cyflwyniad

Amcan yr wybodaeth hyn yw eich cynorthwyo i ddeall sut mae Bwrdd Elusennau'r Loteri Genedlaethol yn ymdrin � chwynion. Rydym yn croesawu cwynion, sylwadau ac awgrymiadau, oherwydd maent yn ein cynorthwyo i wella ein gwasanaethau ar gyfer pawb. Os ydych yn gweithio i, neu yn gysylltiedig ag elusen neu grwp gwirfoddol, ni bydd cwyno yn amharu ar eich cyfle i dderbyn grant gan Fwrdd Elusennau'r Loteri Genedlaethol.

Beth fedrwch gwyno yn ei gylch?

Os credwch ein bod wedi methu darparu gwasanaeth boddhaol, neu wedi ymdrin � phroblem yn anfoddhaol, rhowch wybod i ni, os gwelwch yn dda. Gallai eich cwyn ymwneud ag oedi, anghwrteisi neu gamgymeriadau, neu efallai y byddwch yn ei chael hi'n anodd i ddeall sut yr ydym yn prosesu ceisiadau. Mae'r Bwrdd wedi ymrwymo i gyfle cyfartal ac mae'n rhoi ystyriaeth ddifrifol i gwynion ynghylch anffafriaeth.

Sylwch, fodd bynnag, ei bod yn anochel fod sawl sefydliad yn cael eu siomi am y bu'n rhaid i'r Bwrdd wrthod eu cais am arian. Peidiwch � chwyno am hynny, os gwelwch yn dda. Nid system ap�l yn erbyn penderfyniadau dilys gan y Bwrdd yw'r drefn ymdrin � chwynion.

Pwy fydd yn ymdrin �'ch cwyn?

Fel arfer, bydd eich cwyn yn cael ei ystyried gan y Cyfarwyddwr neu'r Rheolwr Rhanbarthol priodol, gan ddibynnu ar eich lleoliad a thestun eich cwyn.

Sut i wneud cwyn

Medrwch gwyno yn y ffordd sydd fwyaf addas i chi. Medrwch gwyno drwy ysgrifennu llythyr, neu drwy lenwi'r ffurflen ar gefn y daflen Sut i gwyno. Medrwch gwyno drwy ffonio'r swyddfa agosaf, neu fynd eich hun i'r swyddfa, neu medrwch wneud t�p a�i anfon atom. Os ydych yn defnyddio e-bost i gwyno, dylech gynnwys eich enw a'ch cyfeiriad llawn. Rhowch wybod i ni, os gwelwch yn dda, os oes rhywbeth y dylem wybod amdano er mwyn i ni fedru cysylltu � chi - er enghraifft, os ydych am i ni ateb drwy gyfrwng ff�n testun neu d�p sain.

Byddwn yn deg wrth drafod pob cwyn, a byddwn yn gwrtais, gan barchu pawb sy'n cwyno.

Helpwch ni i unioni pethau

Mae'n haws unioni pethau os oes gennych syniad clir ynghylch eich anfodlonrwydd �'r hyn yr hoffech i ni ei wneud. Os ydych yn anfodlon ar rywbeth a wnaed gennym, mae'n syniad da i wneud cofnod ar y pryd o'ch cysylltiad � ni - gwneud nodyn o alwadau ff�n a chadw cop�au o lythyron.

Pryd fyddwch chi'n clywed gennym?

Byddwn yn eich hysbysu ein bod wedi derbyn eich cwyn o fewn pum niwrnod gwaith. Byddwn naill ai yn ysgrifennu atoch - neu yn ffonio. Gan amlaf, byddwch yn derbyn ateb ysgrifenedig llawn i'ch cwyn o fewn pymtheng niwrnod gwaith. Os na fedrwn roi ateb cyflawn mewn pryd, byddwn yn ysgrifennu atoch er mwyn cynnig esboniad, ac i ddweud beth yr ydym yn ei wneud ynghylch eich cwyn. Os yw'r gwyn yn gymhleth, amcanwn at roi ateb llawn o fewn dau fis. Os ydych yn anfodlon ar yr ateb i'ch cwyn, medrwch ofyn i Brif Weithredwr Bwrdd Elusennau'r Loteri Genedlaethol arolygu'r mater. Mae'n ofynnol bod unrhyw gwynion sy�n cael eu hystyried ganddo wedi cael eu hystyried yn gyntaf gan y Cyfarwyddwr neu'r Rheolwr Rhanbarthol priodol.

Pwy all helpu os nad ydych yn fodlon ar yr ateb?

Mae'r Bwrdd wedi penodi Arolygwr Cwynion Annibynnol. Nid yw'r Arolygwr Cwynion Annibynnol yn gallu ystyried cwynion oni fyddant wedi cael eu hystyried yn gyntaf gan Fwrdd Elusennau'r Loteri Genedlaethol, yn unol �'r canllawiau a ddisgrifir yn y daflen hon. Mae'r Arolygwr Cwynion Annibynnol yn ddiduedd ac yn gwrando ar ddwy ochr y gwyn, pan nad ydych yn fodlon ar ganlyniad cwyn a wnaed gennych. Os yw' r Arolygwr Cwynion Annibynnol o'r farn y gellir cyfiawnhau cwyn am Fwrdd Elusennau'r Loteri Genedlaethol, gall gynnig argymhellion i unioni pethau, er nad yw'n gallu argymell y dylid gwrth-droi penderfyniad ynghylch grant.

Nid yw'r Arolygwr Cwynion Annibynnol yn rhan o gyfundrefn rheoli Bwrdd Elusennau'r Loteri Genedlaethol, ac mae ei ymholiadau a'i argymhellion yn gwbl annibynnol.

Medrwch chi ofyn i'r Arolygwr Cwynion Annibynnol ymchwilio eich cwyn, neu gall Prif Weithredwr Bwrdd Elusennau'r Loteri Genedlaethol ofyn iddo wneud hynny. Ni fydd yn rhaid i chi dalu dim os gofynnwch chi neu Brif Weithredwr Bwrdd Elusennau'r Loteri Genedlaethol i'r Arolygwr Cwynion Annibynnol roi sylw i'ch cwyn.

Cwynion na chaiff sylw'r Arolygwr Cwynion Annibynnol

Gall yr Arolygwr Cwynion Annibynnol ddewis a fydd yn ymchwilio cwyn ai peidio, ond bydd yn esbonio unrhyw benderfyniad i beidio ag ymchwilio. Ni all yr Arolygwr Cwynion Annibynnol wrthdroau penderfyniadau ynghylch pa brosiectau sydd i dderbyn - neu nad ydynt i dderbyn - grantiau. Nid yw'r Arolygwr Cwynion Annibynnol yn gallu ystyried cwynion oni chafodd Bwrdd Elusennau'r Loteri Genedlaethol gyfle yn gyntaf i ymateb - drwy gyfrwng swyddogion lleol a'r Prif Weithredwr. Ni all yr Arolygwr Cwynion Annibynnol wneud sylw ynghylch cyfrifoldebau statudol Bwrdd Elusennau'r Loteri Genedlaethol, sy�n fater i'r Senedd. Yn ogystal, ni all wneud sylw ynghylch polis�au cyffredinol y Bwrdd yn ymwneud � rhoi grantiau, sy'n fater i'r Bwrdd.

Ni all yr Arolygwr Cwynion Annibynnol ystyried cwynion gan staff Bwrdd Elusennau'r Loteri Genedlaethol ynghylch materion yn ymwneud � chyflogaeth fewnol; caiff materion felly eu trin ar wah�n, yn unol �'r dulliau gweithredu a restrir yn Llawlyfr Staff y Bwrdd. Yn ogystal, ni all yr Arolygwr Cwynion Annibynnol drafod cwynion sy'n ymwneud � materion cyflogaeth neu gontract, os oes posibilrwydd y gall y sawl sy'n cwyno dderbyn iawndal cyfreithiol rhywle arall.

Siarter ymgeiswyr

Ein nodau

• bod yn agored i amrywiaeth eang o fudiadau a chymunedau, mawr a m�n, gysylltu � ni a gwneud ymdrech arbennig i sicrhau bod pob mudiad yn cael yr un cyfle i ymgeisio am grantiau
• adlewyrchu amrywiaeth diwylliannol ac ethnig gwahanol grwpiau a chymunedau ledled y DG wrth roi grantiau
• bod yn agored ac yn atebol, yn deg ac yn gytbwys yn ein trefniadau
• arfer cyfle cyfartal ym mhob agwedd o'n gweithgareddau rhoi grantiau.

Ein hymarfer

• monitro a gwerthuso ein gwasanaeth i sicrhau ein bod yn darparu'r gwasanaeth gorau y gallwn
• asesu pob cais cymwys yn erbyn ein meini prawf
• cydnabod ceisiadau ac ateb gohebiaeth ymhen 14 diwrnod ar �l eu derbyn, mewn modd proffesiynol a chwrtais
• sicrhau na fydd unrhyw ymgeisydd yn cael ei drin yn llai ffafriol am unrhyw reswm.

Gwybodaeth ac ymddygiad agored

• byddwn yn cyhoeddi adroddiad a chyfrifon blynyddol er mwyn i bawb weld sut rydym yn gweithredu a'r math o brosiectau rydym wedi eu cefnogi
• byddwn yn cynhyrchu gwybodaeth am ein rhaglenni mewn amrywiaeth eang o ieithoedd a ffurfiau
• byddwn yn rhoi ystyriaeth i safbwyntiau ac anghenion y sector gwirfoddol.

Cymorth a chwrteisi

• anelwn at fod yn effeithlon, yn gwrtais a chefnogol ym mhopeth a wnawn
• lle bo'n bosib, byddwn yn awgrymu sut y gall mudiadau gael help i lenwi'u ffurflenni cais.

Sut i gysylltu �'r Arolygwr Cwynion Annibynnol

Medrwch gysylltu �'r Arolygwr Cwynion Annibynnol:

drwy roi gwybod i ni nad ydych yn fodlon �'n hatebion a'ch bod eisiau

rhoi eich cwyn gerbron yr Arolygwr Cwynion Annibynnol

neu

drwy ysgrifennu�n uniongyrchol at y cyfeiriad isod:

Yr Arolygwr Cwynion Annibynnol

Blwch Post 16691
Llundain/London SW1Y 4ZR

Caiff eich llythyr ei gydnabod o fewn pum niwrnod gwaith.

Bydd yr Arolygwr Cwynion Annibynnol yn anfon adroddiad o'i ymholiad i'r gwyn atoch chi a Phrif Weithredwr y Bwrdd. Bydd y Prif Weithredwr yn cael trafodaeth gyda Chadeirydd y Bwrdd ynghylch beth ddylid ei wneud.

Sut caiff cwynion eu monitro?

Bydd aelodau'r Bwrdd yn derbyn adroddiad am gwynion a'r modd y cawsant eu trin. Byddwn yn astudio'r holl gwynion ac yn eu defnyddio i'n cynorthwyo i wella ein gwasanaeth.

Llawn edmygedd?

Mae gennym ddiddordeb ym mhob sylw ac awgrym am Fwrdd Elusennau'r Loteri Genedlaethol. Felly, os oes unrhyw beth a wnaed yn dda gennym, neu a wnaeth argraff dda arnoch, rhowch wybod i ni, os gwelwch yn dda.

Ble i ddanfon eich cwyn

Rhestrir cyfeiriadau'r swyddfeydd ar dudalen arall

Cysylltwch �'ch swyddfa Bwrdd Elusennau leol os ydych am dderbyn rhagor o gyngor ar sut i wneud cwyn.